Recruiting ohne eigene Personalabteilung: So finden kleinere Unternehmen passende Mitarbeitende

Eine Stelle ist frei, aber eine eigene Personalabteilung gibt es nicht.

Also übernimmt die Geschäftsführung die Suche neben dem Tagesgeschäft. Die Stellenanzeige wird irgendwie dazwischengeschoben, Bewerbungen landen im normalen Postfach und Gespräche finden statt, sobald im Kalender eine Lücke auftaucht.

Das kann funktionieren. Häufig kostet es aber viel Zeit. Rückmeldungen verzögern sich, unpassende Bewerbungen müssen geprüft werden und interessante Kandidatinnen und Kandidaten sind längst woanders im Gespräch.

Eine Stellenanzeige allein ist noch kein Recruiting

Eine Anzeige bei StepStone, Indeed oder LinkedIn zu veröffentlichen, ist nur der Anfang.

Vorher sollte klar sein:

• Welche Aufgaben übernimmt die neue Person wirklich?

• Welche Erfahrungen sind unverzichtbar?

• Was wäre lediglich wünschenswert?

• Warum sollte sich jemand gerade für dieses Unternehmen entscheiden?

  
  

Fehlt diese Klarheit, wird die Stellenanzeige schnell zur Wunschliste. Gesucht wird dann jemand, der möglichst alles kann, sofort verfügbar ist und am besten noch perfekt ins Team passt.

Das Ergebnis sind entweder zu wenige Bewerbungen oder viele Profile, die kaum zur Stelle passen.

Kleine Unternehmen haben echte Vorteile

Kleinere Unternehmen können meist nicht mit den Recruitingbudgets großer Konzerne mithalten. Das müssen sie auch nicht.

Ihre Stärke liegt häufig an anderer Stelle:

• Direkter Kontakt zur Geschäftsführung

• Kurze Entscheidungswege

• Persönliche Gespräche

• Schnelle Absprachen

• Ehrliche Einblicke in den späteren Arbeitsalltag

  
  

Diese Vorteile müssen Bewerbende allerdings auch erleben. Wer drei Wochen auf eine Rückmeldung wartet, merkt von kurzen Wegen wenig.

Recruiting ohne Personalabteilung braucht einen klaren Prozess und die richtigen Werkzeuge

Geeignete Kandidatinnen und Kandidaten suchen nicht immer aktiv auf StepStone oder Indeed. Viele sind grundsätzlich wechselbereit, reagieren aber erst auf eine direkte und passende Ansprache.

Dafür nutzen Recruiter professionelle Suchwerkzeuge. Diese bieten nicht nur zusätzliche Filter. Sie ermöglichen den Zugriff auf große Kandidatennetzwerke, die gezielte Direktansprache, den Aufbau eigener Kandidatenpools und die strukturierte Nachverfolgung von Kontakten. Dadurch lassen sich auch Fachkräfte erreichen, die aktuell keine Bewerbungen versenden, aber für eine passende Position offen wären.

Solche Zugänge sind allerdings teuer. LinkedIn veröffentlicht für Recruiter Lite je nach Region unterschiedliche Preise. Als Größenordnung nennt LinkedIn beispielsweise rund 1.400 Euro pro Jahr für eine Einzellizenz in einem europäischen Markt. Die umfassendere LinkedIn Recruiter Lösung wird individuell kalkuliert und kann jährlich deutlich mehr kosten.

Hinzu kommen mögliche Bewerbermanagementsysteme. Die Recruitingsoftware softgarden startet derzeit bei 199 Euro monatlich, also bei rund 2.388 Euro pro Jahr. Umfangreichere Tarife und zusätzliche Funktionen erhöhen die Kosten entsprechend.

Für ein kleines Unternehmen, das nur gelegentlich einstellt, rechnen sich mehrere Jahreslizenzen oft nicht. Ein externer Recruitingservice kann vorhandene Zugänge für verschiedene Suchaufträge einsetzen und kennt die richtigen Suchbegriffe, Filter und Ansprachewege.

Das Unternehmen bezahlt damit nicht nur für Arbeitszeit. Es erhält Zugang zu professionellen Werkzeugen und deren sinnvoller Nutzung, ohne selbst teure Jahresverträge abschließen und sich in mehrere Systeme einarbeiten zu müssen.

Was ein externer Recruitingservice übernehmen kann

Die Unterstützung lässt sich an den tatsächlichen Bedarf anpassen. Möglich sind zum Beispiel:

• Erstellung oder Überarbeitung der Stellenanzeige

• Auswahl geeigneter Plattformen und Suchwege

• Aktive Suche und Ansprache passender Kandidaten

• Sichtung eingehender Bewerbungen

• Durchführung erster Gespräche

• Erstellung einer übersichtlichen Vorauswahl

• Koordination von Terminen und Rückmeldungen

Das Unternehmen muss sich dadurch nicht durch jede einzelne Bewerbung arbeiten. Es spricht gezielt mit Menschen, bei denen eine ernsthafte Passung möglich ist.

Die Entscheidung bleibt beim Unternehmen

Externe Unterstützung bedeutet nicht, dass jemand Fremdes über die neue Besetzung entscheidet.

Niemand kennt das Team, die Kultur und den Arbeitsalltag besser als das Unternehmen selbst. Deshalb bleibt die endgültige Entscheidung dort, wo sie hingehört.

Ein Recruitingservice bereitet diese Entscheidung vor. Er sorgt dafür, dass die Anforderungen klar sind, passende Menschen gefunden werden und der Prozess nicht zwischen Tagesgeschäft und Termindruck hängen bleibt.

Geschwindigkeit macht einen Unterschied

Gute Bewerbende warten nicht unbegrenzt.

Wenn zwischen Bewerbung, erstem Gespräch und Entscheidung mehrere Wochen liegen, sind interessante Kandidaten oft schon in anderen Auswahlprozessen weiter.

Dafür braucht es kein kompliziertes System. Meist reichen:

• Eine schnelle Eingangsbestätigung

• Ein klarer Zeitplan

• Zeitnahe Gespräche

• Verbindliche Rückmeldungen

• Eine zügige Entscheidung

Ein kleiner Betrieb darf persönlich und unkompliziert sein. Er sollte nur nicht unorganisiert wirken.

Fazit

Recruiting ohne eigene Personalabteilung ist gut möglich. Es sollte nur nicht dauerhaft nebenbei improvisiert werden.

Mit einem klaren Anforderungsprofil, einer verständlichen Stellenanzeige, professionellen Suchwerkzeugen und schnellen Entscheidungen können kleinere Unternehmen sehr überzeugend auftreten.

Externe Unterstützung nimmt ihnen die Entscheidung nicht ab. Sie sorgt dafür, dass weniger Zeit verloren geht, auch passive Kandidaten erreicht werden und am Ende die richtigen Menschen miteinander sprechen.

Hinweis: Die genannten Preise sind Orientierungswerte. Region, Tarif, Vertragslaufzeit, Lizenzanzahl und Mehrwertsteuer können die tatsächlichen Kosten verändern.