Wirkliche Kosten einer unbesetzten Stelle und warum Recruiting nebenbei teuer wird
Eine Stelle ist seit Wochen offen. Das Gehalt wird noch nicht gezahlt. Auf den ersten Blick könnte man denken, das Unternehmen spart Geld.
In der Praxis ist oft das Gegenteil der Fall.
Die Arbeit verschwindet nicht. Sie landet bei der Geschäftsführung, bei Führungskräften oder beim bestehenden Team. Neue Aufträge müssen warten, Projekte laufen langsamer und aus einer kurzfristigen Vertretung wird irgendwann eine dauerhafte Zusatzbelastung.
Die Kosten sind also da. Sie stehen nur selten gesammelt auf einer Rechnung.
Kosten einer unbesetzten Stelle kann kann mehrere Zehntausend Euro kosten
StepStone bezifferte die durchschnittlichen Kosten einer unbesetzten Stelle in Deutschland für 2023 auf rund 49.500 Euro. Die durchschnittliche Zeit bis zur
Besetzung lag demnach bei 138 Tagen.
Natürlich kostet nicht jede offene Stelle genau diesen Betrag. Entscheidend sind Position, Branche, Dauer der Suche und die Frage, welche Aufgaben währenddessen liegen bleiben.
Fehlt eine Person im Vertrieb, können Umsätze ausbleiben. Fehlt eine Fachkraft in der Produktion, sinkt die Kapazität. Fehlt eine Führungskraft, müssen andere zusätzlich Verantwortung übernehmen.
Besonders deutlich wird das am Beispiel der Baubranche.
Wenn ein Bauleiter fehlt, fehlt nicht nur eine Person
Nehmen wir an, ein Unternehmen sucht einen Bauleiter, Elektromeister oder Ingenieur.
Solange die Stelle offen ist, muss es entscheiden:
Kann ein neuer Auftrag angenommen werden?
Wer übernimmt die zusätzliche Baustelle?
Wer koordiniert Gewerke, Termine und Kunden?
Manchmal wird ein Auftrag abgelehnt, weil die nötige Kapazität fehlt. Häufig wird er
trotzdem angenommen und auf das bestehende Team verteilt.
Ein Bauleiter betreut dann nicht mehr zwei, sondern drei Baustellen. Der Elektromeister springt zwischen mehreren Projekten. Die Geschäftsführung übernimmt Aufgaben, die eigentlich bei einer anderen Person liegen.
Kurzfristig kann ein gutes Team vieles auffangen. Dauerhaft entstehen jedoch Überstunden, Verzögerungen, Fehler und Frust.
Die Baubranche dient hier als Beispiel. Die gleiche Situation gibt es auch in Industrie, Logistik, Handel, Pflege, IT und vielen anderen Bereichen.
Nicht angenommene Aufträge bremsen das Wachstum
Gerade kleinere und mittlere Unternehmen kennen das Problem:
Die Auftragslage ist gut. Kunden fragen an. Eigentlich könnte das Unternehmen wachsen. Es fehlt aber das Personal, um zusätzliche Projekte zuverlässig umzusetzen.
Dann bleiben meist vier Möglichkeiten:
Der Auftrag wird abgelehnt.
Der Projektstart wird verschoben.
Externe Unterstützung wird eingekauft.
Oder das bestehende Team übernimmt die zusätzliche Arbeit.
Keine dieser Lösungen ist kostenlos.
Ein abgelehnter Auftrag bringt keinen Umsatz. Ein später Projektstart kann den Kunden
zum Wettbewerb treiben. Externe Fachkräfte verursachen zusätzliche Kosten. Und dauerhafte Mehrarbeit belastet die vorhandenen Mitarbeitenden.
Die offene Stelle bremst damit nicht nur das Tagesgeschäft, sondern auch die Entwicklung des Unternehmens.
Am Anfang hilft das Team. Irgendwann entsteht Frust
Wenn eine Stelle kurzfristig nicht besetzt ist, springen Kolleginnen und Kollegen meist ein. Das ist normal und zeigt, dass ein Team funktioniert.
Problematisch wird es, wenn aus einigen Wochen mehrere Monate werden.
Dann betreut jemand dauerhaft einen zusätzlichen Kunden.
Eine Führungskraft übernimmt ein weiteres Team. Ein Projektleiter arbeitet regelmäßig länger. Urlaub und freie Tage lassen sich schwieriger planen.
Mit der Zeit entstehen verständliche Fragen:
Warum wird die Stelle nicht besetzt?
Wie lange sollen wir das noch auffangen?
Warum steigt meine Verantwortung, ohne dass sich sonst etwas verändert?
Aus Hilfsbereitschaft kann so Frust werden. Motivation und Qualität sinken. Gute Mitarbeitende beginnen möglicherweise, sich nach einem anderen Arbeitgeber umzusehen.
Dann wird aus einer offenen Stelle im schlimmsten Fall die nächste.
Zusatzbelastung verursacht messbare Kosten
Das Statistische Bundesamt weist für das Baugewerbe für 2025 durchschnittliche Arbeitskosten von 39,60 Euro je geleisteter Stunde aus.
Ein einfaches Beispiel:
Zwei Mitarbeitende übernehmen wegen einer offenen Stelle jeweils fünf zusätzliche Stunden pro Woche. Zusammen sind das ungefähr 40 Stunden im Monat.
40 Stunden × 39,60 Euro = 1.584 Euro pro Monat
Nach drei Monaten entstehen allein dadurch rund 4.752 Euro zusätzliche Arbeitskosten.
Noch nicht enthalten sind:
Verlorene oder verschobene Aufträge
Projektverzögerungen
Fehler und Nacharbeiten
Zeit der Geschäftsführung
Externe Unterstützung
Krankheitsbedingte Ausfälle
Mögliche Kündigungen im Team
Die Rechnung zeigt deshalb nur einen Teil der tatsächlichen Kosten.
Auch eigenes Recruiting ist nicht kostenlos
Viele kleinere Unternehmen sagen zunächst: Dann suchen wir eben selbst.
Das kann funktionieren. Kostenlos ist es aber nicht.
Das Anforderungsprofil muss geklärt, die Stellenanzeige geschrieben und veröffentlicht werden. Bewerbungen werden geprüft, Termine vereinbart, Gespräche geführt und Entscheidungen abgestimmt.
In Unternehmen ohne eigene Personalabteilung übernehmen diese Aufgaben häufig die Geschäftsführung und Führungskräfte.
So kommen schnell viele Stunden zusammen. Bei gut bezahlten Entscheidern entstehen dadurch interne Kosten von mehreren Tausend Euro, noch bevor eine passende Person eingestellt wurde.
Gleichzeitig fehlt diese Zeit an anderer Stelle.
Während die Geschäftsführung Bewerbungen prüft, führt sie keine Kundengespräche. Während ein Bauleiter Vorstellungsgespräche vorbereitet, steuert er keine Baustelle.
Internes Recruiting bindet damit genau die Personen, deren Zeit im Unternehmen besonders knapp und wertvoll ist.
Stellenanzeigen und Recruitingsoftware kosten zusätzlich
Neben der internen Arbeitszeit entstehen weitere Kosten.
Das Einstiegspaket von StepStone beginnt für Neukunden aktuell bei 249 Euro pro Monat. Bei zwölf Monaten entspricht das mindestens 2.988 Euro im Jahr.
Ein Bewerbermanagementsystem wie softgarden startet aktuell bei 199 Euro pro Monat, also bei 2.388 Euro im Jahr.
Solche Lösungen können sinnvoll sein. Für Unternehmen, die nur gelegentlich
einstellen, rechnen sich mehrere laufende Verträge aber nicht immer.
Und ein Zugang allein findet noch keine passenden Mitarbeitenden. Jemand muss die Anzeige erstellen, geeignete Kanäle auswählen, Bewerbungen prüfen, Kandidaten ansprechen und den Prozess begleiten.
Die Software liefert das Werkzeug. Arbeiten muss trotzdem jemand damit.
Recruitingkosten sind sichtbar. Vakanzkosten oft nicht
Eine Rechnung für eine Stellenanzeige oder einen Recruitingdienstleister fällt sofort auf.
Die Kosten einer offenen Stelle verteilen sich dagegen über das gesamte Unternehmen:
Ein Auftrag wird nicht angenommen.
Ein Projekt startet später.
Eine Führungskraft arbeitet länger.
Ein Mitarbeiter übernimmt zusätzliche Verantwortung.
Ein Kunde wartet.
Eine gute Fachkraft verliert die Geduld.
Genau deshalb werden Vakanzkosten häufig unterschätzt. Sie erscheinen nicht unter einer einzigen Position in der Buchhaltung. Wirtschaftlich sind sie trotzdem vorhanden.
Was kostet es, wenn die Stelle weitere drei Monate offen bleibt?
Unternehmen sollten nicht nur fragen:
Was kostet uns die Personalsuche?
Die wichtigere Frage lautet:
Was kostet es uns, wenn wir die passende Person nicht rechtzeitig finden?
Dafür lohnt sich ein Blick auf fünf Punkte:
Welche Aufträge können nicht angenommen werden?
Welche Aufgaben übernimmt das bestehende Team zusätzlich?
Welche Folgen entstehen für Termine und Qualität?
Wie viel Zeit investiert das Unternehmen in die Suche?
Wie wirkt sich die Belastung auf Motivation und Mitarbeiterbindung aus?
Erst wenn diese Punkte mitgerechnet werden, lässt sich Recruiting wirtschaftlich bewerten.
Wann externe Unterstützung sinnvoll sein kann
Ein externer Recruitingservice ist nicht für jede Stelle automatisch die beste Lösung.
Er kann sich aber rechnen, wenn eine wichtige Position schon länger offen ist, intern die Zeit für eine strukturierte Suche fehlt oder über Stellenanzeigen kaum geeignete Bewerbungen eingehen.
Ein externer Recruitingpartner kann das Anforderungsprofil schärfen, geeignete Kanäle auswählen, Kandidaten aktiv ansprechen, erste Gespräche führen und den Ablauf koordinieren.
Die Entscheidung, wer eingestellt wird, bleibt beim Unternehmen. Geschäftsführung und Führungskräfte müssen sich aber nicht um jeden einzelnen Schritt kümmern und gewinnen Zeit für Kunden, Projekte und Mitarbeitende zurück.
Fazit
Eine unbesetzte Stelle spart nicht automatisch Geld.
Sie kann Aufträge verhindern, Projekte verzögern und die vorhandenen Mitarbeitenden dauerhaft belasten. Gleichzeitig kostet auch das eigene Recruiting viele Stunden, Geld und Aufmerksamkeit.
Die Baubranche zeigt diese Folgen besonders deutlich. Fehlt ein Bauleiter, Elektromeister oder Ingenieur, kann nicht jede neue Baustelle einfach zusätzlich übernommen werden.
Das Problem betrifft aber nahezu alle Branchen.
Recruiting kostet sichtbar Geld. Eine lange unbesetzte Stelle kostet häufig mehr. Der Unterschied ist nur, dass sich ihre Kosten über das gesamte Unternehmen verteilen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:
Wie günstig können wir die Personalsuche organisieren?
Sondern:
Wie schnell finden wir die passende Person, ohne dabei das Tagesgeschäft und unser bestehendes Team zu überlasten?
Hinweis: Die genannten Beträge sind Orientierungswerte. Die tatsächlichen Kosten hängen von Position, Branche, Unternehmensgröße und Dauer der Vakanz ab.
